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Vorbereitung eines Lieferantenaudits
Teams, Vorführungen und Nachweise vor der Ankunft des Kunden oder seines Auditors vorbereiten.
In Ihrer Situation
Was die Rahmenplanung berücksichtigen muss.
Gezielte Maßnahme
Die Personen und Nachweise vorbereiten, denen der Auditor begegnen wird.
Die Audit-Ankündigung wird zu einem zugewiesenen Vorbereitungsplan: zu treffende Personen, zu wiederholende Demonstrationen, zu indexierende Nachweise und noch korrigierbare Abweichungen.
Arbeitsgegenstand
Der Audit-Zeitplan wird zu einem Probelaufplan.
01Erwarteten Geltungsbereich rekonstruierenVorbereitet
02Interviews und Durchläufe wiederholenZu beobachten
03Aktualität und Abdeckung der Nachweise prüfenZu beobachten
04Den Standort beobachten, wenn der Bedarf dies rechtfertigtZu verknüpfen
Konkreter Ablauf
Vom Dokument und seiner Frist ausgehen.
Dokumentenprüfung, Interviewproben, Demonstrationsdurchläufe und, wenn nötig, vorbereitende Vor-Ort-Begehung.
Der Audit-Verantwortliche organisiert die Ansprechpartner, gibt die autorisierten Nachweise frei und lässt die noch behebbaren Abweichungen bearbeiten.
Auditankündigung, angekündigter Geltungsbereich, Agenda, frühere Fragebögen, offene Feststellungen und anfängliches Nachweisinventar.
Die Arbeit wird rückwärts vom Audittermin aus organisiert, mit Meilensteinen für Nachweise, Interviews und noch offene Abweichungen.
Durchgeführte Arbeiten
Die Wiederholung auf den angekündigten Umfang aufbauen.
- 01
Erwarteten Geltungsbereich rekonstruieren
Ankündigung, Tagesordnung und Kundenhistorie dienen dazu, die Standorte, Teams, Systeme und Kontrollen zu rekonstruieren, die tatsächlich geprüft werden.
- 02
Interviews und Durchläufe wiederholen
Jeder Ansprechpartner wiederholt die erwartete Demonstration mit den Unterlagen, die er dem Auditor vorlegen darf.
- 03
Aktualität und Abdeckung der Nachweise prüfen
Die Nachweise werden auf Datum, Quelle, Abdeckung und Übereinstimmung mit dem angegebenen Geltungsbereich geprüft.
- 04
Den Standort beobachten, wenn der Bedarf dies rechtfertigt
Eine vorbereitende Beobachtung wird nur berücksichtigt, wenn der Standort oder Betrieb nicht aus der Ferne nachvollzogen werden kann.
Rückgabe
Das vor den Gesprächen verfügbare Vorbereitungsmaterial.
01Vorbereitungsplan
Der Plan verteilt die Agenda, die Nachweise, die Ansprechpartner und die bis zum Audittag erforderlichen Proben.
02Indiziertes Nachweisdossier
Der Index erlaubt es, jedes zugelassene Dokument mit seiner Quelle, seinem Datum, seinem Geltungsbereich und der Audit-Frage, die es stützt, wiederzufinden.
03Abweichungsregister
Die vorbereitenden Abweichungen werden eingeteilt in mögliche Korrektur, zu erläuternde Grenze und Thema, das vor dem Gespräch entschieden werden muss.
04Interviewleitfaden
Jeder Ansprechpartner verfügt über die erwarteten Themen, die darzulegenden Fakten, die zulässigen Nachweise und die zu vermeidenden Formulierungen.
Eingrenzung des Einsatzes
Vor dem Audit sinnvolle Wiederholungen und Prüfungen abgrenzen.
Der Audit-Hinweis, der Zeitplan und die Nachweisanfragen genügen, um die vor dem Eintreffen des Auditors erforderlichen Gespräche, Probeläufe und Prüfungen abzuschätzen.