Accueil / Répondre
Répondre
Préparation d’audit fournisseur
Préparer les équipes, les démonstrations et la preuve avant l’arrivée du client ou de son auditeur.
Dans votre situation
Ce que le cadrage devra prendre en compte.
Intervention ciblée
Préparer les personnes et les preuves que l’auditeur rencontrera.
L’avis d’audit devient un plan de préparation attribué : personnes à rencontrer, démonstrations à répéter, preuves à indexer et écarts encore corrigeables.
Objet de travail
L’agenda d’audit devient un plan de répétition.
01Reconstituer le périmètre attenduPréparé
02Répéter les entretiens et parcoursÀ observer
03Tester la fraîcheur et la couverture des preuvesÀ observer
04Observer le site lorsque le besoin le justifieÀ relier
Déroulement concret
Travailler à partir du document et de son échéance.
Revue documentaire, répétitions d’entretien, parcours de démonstration et, lorsque nécessaire, observation préparatoire du site.
Le responsable de l’audit organise les interlocuteurs, ouvre les preuves autorisées et fait traiter les écarts qui peuvent encore l’être.
Avis d’audit, périmètre annoncé, agenda, questionnaires antérieurs, constats ouverts et inventaire initial des preuves.
Le travail est organisé à rebours de la date d’audit, avec des points de passage pour les preuves, les entretiens et les écarts non résolus.
Travaux conduits
Construire la répétition autour du périmètre annoncé.
- 01
Reconstituer le périmètre attendu
L’avis, l’agenda et l’historique client servent à reconstruire les sites, équipes, systèmes et contrôles qui seront réellement examinés.
- 02
Répéter les entretiens et parcours
Chaque interlocuteur répète la démonstration attendue avec les pièces qu’il est autorisé à présenter à l’auditeur.
- 03
Tester la fraîcheur et la couverture des preuves
Les preuves sont contrôlées pour leur date, leur source, leur couverture et leur concordance avec le périmètre annoncé.
- 04
Observer le site lorsque le besoin le justifie
Une observation préparatoire n’est retenue que si le site ou l’exploitation ne peut pas être compris à distance.
Restitution
Le matériel de préparation disponible avant les entretiens.
01Plan de préparation
Le plan distribue l’agenda, les démonstrations, les interlocuteurs et les répétitions nécessaires jusqu’au jour de l’audit.
02Dossier de preuves indexé
L’index permet de retrouver chaque pièce autorisée avec sa source, sa date, sa portée et la question d’audit qu’elle soutient.
03Registre des écarts
Les écarts préparatoires sont classés entre correction possible, limite à expliquer et sujet qui doit être arbitré avant l’entretien.
04Guide d’entretien
Chaque interlocuteur dispose des thèmes attendus, des faits à exposer, des preuves autorisées et des formulations à éviter.
Cadrage de l’intervention
Délimiter les répétitions et vérifications utiles avant l’audit.
L’avis d’audit, l’agenda et les demandes de preuve suffisent pour estimer les entretiens, répétitions et vérifications nécessaires avant la venue de l’auditeur.