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Vertrauen & Kanzlei
Vertraulichkeit
Informationen zum Auftrag werden ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung nicht an den Kunden des Lieferanten oder Dritte weitergegeben, außer bei gesetzlicher Verpflichtung.
Entscheiden, wer was sehen darf
Vertraulichkeit wird zu einer Verkehrsregel: Jeder Empfänger, jeder Zweck und jede Übermittlung müssen genehmigt sein.
Vor jeder inhaltlichen Analyse wird das Dossier durch seine Eigentümer, seine autorisierten Empfänger und die zulässigen Verwendungen abgegrenzt; der Lieferant behält die Kontrolle über eine etwaige Weitergabe an seinen Kunden.
Keine implizite Übermittlung
Ein zur Qualifizierung eines Mandats erhaltenes Dokument darf nicht aus reiner Zweckmäßigkeit wiederverwendet, dem Endkunden gezeigt oder an einen Dritten weitergegeben werden.
Freigabeprozess
Eine Auftragsinformation wechselt niemals aus bloßer Zweckmäßigkeit den Empfänger.
Vertraulichkeitsvereinbarung, sofern relevant
Zulässige Empfänger und Zwecke
Minimierung, Aufbewahrung und Löschung
Umsetzung in die Praxis
Die Empfänger jeder geteilten Information kontrollieren.
Klassifizieren
Den Eigentümer, die Sensibilität und die mit der Information verbundenen Einschränkungen identifizieren.
Genehmigen
Empfänger und zulässige Verwendung vor jeder Weitergabe festlegen.
Übermitteln
Den Inhalt auf den tatsächlichen Bedarf begrenzen und die Entscheidung über die Weitergabe behalten.
Entfernen
Den Zugriff widerrufen und Kopien behandeln, sobald der Zweck entfällt.
Kontrollpunkte
Information
Präzise betroffenes Element oder Gesamtheit.
Empfänger
Person, Stelle oder Rolle, die zur Einsicht berechtigt ist.
Genehmigung
Schriftliche Entscheidung und Zweck der Weitergabe.
Spur
Datum, Umfang, Einschränkung und etwaiger Widerruf.
Bewegung im Kundenbereich
Herausfinden, warum und mit wem eine Information geteilt wurde.
Das Register bewahrt Eigentümer, Einschränkung und Freigabe; der Trust-Room veröffentlicht nur die Elemente, die ausdrücklich für eine bestimmte Zielgruppe ausgewählt wurden.
Freigabeentscheidungen prüfen →Europäischer Kunde → Vertrag → Anforderung
Versprechen → Politik → Praxis → Plattform
Nachweis → Prüfung → Ausnahme
Technische Abweichung → Betroffene Verpflichtung
Abhilfemaßnahme → Restrisiko → Frist
Vorabaustausch
Die Informationsregeln bereits beim ersten Austausch festlegen.
Präzisieren Sie die betroffenen Informationen, ihre möglichen Empfänger und die bereits vertraglich oder organisatorisch bestehenden Einschränkungen.