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Antwort auf Prüfungsfeststellungen
Grundlage, Auswirkung und Abschlussweg jeder Feststellung qualifizieren.
In Ihrer Situation
Was die Rahmenplanung berücksichtigen muss.
Gezielte Maßnahme
Jedem Befund einen glaubwürdigen Lösungsweg zuordnen.
Jede eingegangene Beobachtung muss geprüft werden, bevor zwischen Annahme, Nuancierung oder Widerspruch entschieden wird, und anschließend mit einer Korrektur und deren Abschlussnachweis verknüpft werden.
Arbeitsgegenstand
Jede Feststellung mündet in einen expliziten Entscheidungsweg.
Konkreter Ablauf
Vom Dokument und seiner Frist ausgehen.
Kontradiktorische Prüfung jeder Feststellung, Zuweisung der Korrekturen und Überprüfung der Antwort vor der Kommunikation.
Die Kontrollverantwortlichen bestätigen die Fakten, akzeptieren oder bestreiten die Feststellung und verpflichten sich auf eine realistische Maßnahme.
Prüfbericht, dem Auditor vorgelegte Elemente, zugehöriger Austausch, ergänzende Nachweise und geforderte Antwortfristen.
Der Takt richtet sich nach den Antwort- und Abschlussterminen; eine Feststellung geht erst mit einer zugewiesenen Position in den nächsten Schritt über.
Durchgeführte Arbeiten
Grundlage, Maßnahme und Abschlussnachweis klären.
- 01
Zwischen begründeter, teilweiser oder anfechtbarer Feststellung unterscheiden
Grundlage, Stichprobe und Umfang werden erneut geprüft, bevor die Feststellung akzeptiert, relativiert oder angefochten wird.
- 02
Korrektur, Abhängigkeiten und Verantwortlichen festlegen
Die Korrektur behält einen Verantwortlichen, ihre Voraussetzungen, eine realistische Frist und ein überprüfbares Ergebnis.
- 03
Die Antwort an den Kunden eingrenzen
Die Antwort erläutert die Position des Unternehmens, ohne einen nicht genehmigten Termin oder eine nicht genehmigte Kapazität zuzusagen.
- 04
Abschlussnachweis prüfen
Der Abschluss beruht auf einem im Rahmen der Feststellung geprüften Nachweis, nicht auf einer Fortschrittserklärung.
Rückgabe
Die Nachweise, die zur Beantwortung und anschließenden Schließung erforderlich sind.
01Antwortmatrix
Die Matrix führt Grundlage, Stichprobe und Umfang jeder Feststellung auf, bevor die Position des Unternehmens dargelegt wird.
02Zugewiesener Korrekturplan
Jede Korrektur ist mit ihrer Ursache, ihren Abhängigkeiten, ihrem Verantwortlichen und dem erwarteten überprüfbaren Ergebnis verknüpft.
03Nachweiszeitplan
Die Meilensteine zeigen, wann die Korrektur beobachtet werden kann, welcher Nachweis erbracht wird und wer dessen Umfang bestätigen kann.
04Position zum Restrisiko
Die Darstellung trennt das beseitigte Risiko, das noch bestehende Risiko und die Instanz, die dieses Restrisiko akzeptiert oder ablehnt.
Eingrenzung des Einsatzes
Die Antwort um die tatsächlich erhaltenen Feststellungen herum organisieren.
Der eingegangene Bericht und das Antwortdatum ermöglichen es, sofort zwischen zu klärenden Feststellungen, bereits eingeleiteten Korrekturen und noch ausstehenden Nachweisen zu unterscheiden.